Mengenal Voice Redundancy dan Pentingnya Redundant Phone System Untuk Perusahaan Anda
Dalam dunia bisnis saat ini, komunikasi adalah segalanya. Pelanggan Anda perlu menghubungi Anda, dan Anda harus dapat menghubungi karyawan Anda. Jadi, jika sistem telepon Anda mati, itu dapat berdampak serius pada bisnis Anda. Faktanya, menurut laporan tahun 2016 oleh Ponemon Institute, downtime dapat merugikan perusahaan hingga $9.000 per menit.
Ketika jaringan dan konektivitas Anda terganggu karena pemadaman listrik, bencana alam, atau serangan siber, bisnis Anda tidak dapat berfungsi secara optimal. Dan ini berarti pelanggan Anda mungkin tidak dapat terhubung dengan Anda – yang menyebabkan penurunan kepuasan pelanggan. Dengan memiliki sistem telepon yang mutakhir, Anda dapat yakin mengetahui bahwa bisnis Anda akan tetap terhubung, terutama dalam keadaan darurat.
Voice Redundancy adalah bagian penting dari rencana kesiapsiagaan bencana bisnis Anda dan membantu menjaga kelangsungan bisnis. Sebelum kita melihat bagaimana membangun Redundant Phone System, mari kita lihat bagaimana Voice Redundancy bekerja.
Apa itu Voice Redundancy?
Voice Redundancy adalah proses merancang sistem telepon untuk tetap beroperasi, bahkan jika terjadi bencana. Rencana redundansi biasanya mencakup:
-
teknologi berbasis cloud
-
sumber daya cadangan dan server
-
tim dan server tersebar di beberapa lokasi
-
strategi perutean cadangan
-
dan berbagai saluran telepon.
Untuk sistem telepon, redundansi sering dicapai dengan menggunakan teknologi VoIP. Sistem telepon Voice over Internet Protocol (VoIP) menggunakan internet untuk melakukan dan menerima panggilan. Infrastruktur dan teknologi komunikasi cloud ini memberi Anda kebebasan dan fleksibilitas yang sangat dibutuhkan karena Anda tidak terikat pada satu lokasi atau perangkat.
VoIP dan redundansi berjalan beriringan karena jika satu server atau koneksi lokasi terputus, Anda dapat dengan mudah beralih ke yang lain tanpa gangguan layanan. Dengan VoIP, ini berarti meneruskan panggilan masuk ke lokasi aktif atau grup karyawan yang berbeda.
Keuntungan dari Menggunakan Voice Redundancy
Keuntungan dari Voice Redundancy adalah
- Phone Service yang available selama 24/7
- Kontinuitas Bisnis
- Akses ke opsi dan fitur failover
- Keandalan jaringan
- Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan
Apa yang Perlu Diingat Saat Membangun Redundansi Ke Sistem Telepon Anda?
Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika merencanakan sistem redundansi suara:
-
Ukuran bisnis Anda
-
Kebutuhan suara bisnis Anda
-
Anggaran Anda, dan
-
Solusi yang tersedia.
Mari kita lihat lebih detail:
Ukuran Bisnis
Hal pertama yang perlu dipertimbangkan ketika membangun sistem telepon yang berlebihan adalah ukuran bisnis Anda. Redundansi suara untuk bisnis kecil akan berbeda dari satu untuk perusahaan besar. Jadi, penting untuk mengevaluasi infrastruktur unik bisnis Anda. Apakah Anda memiliki tim (lokal, global, jarak jauh) yang tersebar di beberapa lokasi? Dan apakah mereka akan dimasukkan dalam rencana redundansi Anda? Peralatan dan kantor apa yang harus dilindungi? Dan seterusnya.
Kebutuhan Suara Bisnis
Berapa banyak saluran telepon yang dibutuhkan bisnis Anda? Apa waktu panggilan puncak Anda? Departemen mana yang harus tersedia dan dapat diakses setiap saat? Apakah tim ini membutuhkan tim cadangan? Apakah Anda memerlukan kemampuan untuk meneruskan panggilan ke lokasi atau perangkat yang berbeda? Perangkat dan fitur panggilan apa yang dibutuhkan tim Anda untuk menjaga kelangsungan bisnis?
Anda ingin memastikan infrastruktur TI Anda dapat mendukung tujuan ini. Dan, Anda akan memerlukan penyedia VoIP yang menawarkan kemampuan failover.
Solusi yang Tersedia
Setelah Anda mengidentifikasi apa yang Anda perlukan dari sistem telepon Anda, Anda dapat mencari solusinya. Ada sejumlah solusi redundansi suara yang tersedia di pasar. Solusi terbaik untuk bisnis Anda akan tergantung pada kebutuhan dan persyaratan spesifik Anda.
Pertimbangkan semuanya mulai dari peralatan hingga perangkat lunak. Cari secara khusus penyedia cloud yang dapat mendukung kebutuhan komunikasi Anda dan bekerja dengan baik dengan sistem telepon Anda. Dalam beberapa kasus, ini berarti meningkatkan sistem Anda saat ini dengan perangkat lunak dan integrasi baru. Dalam kasus lain, Anda mungkin perlu mengganti seluruh pengaturan Anda. Bicaralah dengan penyedia yang berbeda untuk memahami apa yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Saat mencari penyedia VoIP, temukan penyedia yang menawarkan:
-
Geo-redundansi
-
Infrastruktur ketersediaan tinggi
-
Beberapa jalur panggilan
-
Strategi perutean failover
-
Penerusan panggilan otomatis
-
Rute suara alternatif.
:
Anggaran
Selanjutnya, pertimbangkan anggaran Anda. Biaya penerapan sistem telepon yang berlebihan tergantung pada kebutuhan dan sumber daya Anda. Namun, ini merupakan investasi penting dalam kelangsungan bisnis Anda, membuatnya berharga.
Ketika Anda memecahnya, Anda akan menyadari bahwa itu tidak selalu rumit atau padat karya. Misalnya, bisnis Anda seharusnya sudah memiliki peralatan dan server cadangan. Jadi, Anda memerlukan penyedia layanan telepon cloud yang mendukung redundansi. Sebagian besar penyedia VoIP akan menawarkan redundansi suara dalam layanan mereka. Ini umumnya merupakan pilihan yang lebih terjangkau daripada membangun semuanya dari awal. Berbelanjalah untuk menemukan solusi yang tepat untuk bisnis Anda.
Siapkan Geo-Redundansi
Akhirnya, kami datang untuk menyiapkan redundansi suara dalam sistem telepon bisnis Anda. Langkah pertama adalah memasukkan inisiatif cadangan dalam rencana pemulihan bencana Anda.
Mulailah dengan jaringan Anda dan elemen-elemennya. Bekerja dengan tim TI Anda untuk menyiapkan daya cadangan, server, router, sakelar, titik akses, dll.
Jika menggunakan alat komunikasi cloud seperti layanan CRM atau VoIP, tanyakan kepada penyedia Anda tentang bagaimana mereka mempertahankan kontinuitas. Dalam kebanyakan kasus, layanan cloud datang dengan geo-redundansi mereka sendiri. Misalnya, jika server utama mereka gagal, mereka memiliki server cadangan yang memungkinkan pengguna untuk kembali bekerja dengan sedikit atau tanpa downtime perusahaan.
Selain itu, mereka bahkan mungkin menawarkan fitur dan kemampuan failover yang dapat Anda sesuaikan dan atur. Misalnya, Anda dapat menggunakan penerusan failover untuk secara otomatis mengirim panggilan ke saluran, lokasi, atau perangkat lain, jika penerima utama tidak dapat menjawabnya. Dengan cara ini, jika kantor utama Anda tidak dapat diakses, Anda dapat meneruskan panggilan ke tim satelit atau ponsel cerdas Anda.
Lindungi untuk Sistem Telepon Bisnis dengan Merencanakan Terlebih Dahulu
Redundansi adalah kunci dalam membangun sistem telepon yang andal dan ketersediaan tinggi. Dengan meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan dan anggaran komunikasi Anda, Anda dapat menyusun solusi telepon yang dirancang secara eksplisit untuk tim Anda.